¿Cómo justificar el origen de fondos de sus clientes ante entidades supervisadas?

Justificar el origen de fondos de un cliente requiere recopilar evidencia documental y verificable que demuestre de manera lógica que el dinero utilizado en una transacción proviene de actividades económicas lícitas. Para los Sujetos Obligados bajo la Ley 7786, esto no se logra con una simple declaración jurada del cliente, sino mediante trazabilidad financiera (estados de cuenta), comprobantes contables (certificaciones de ingresos por CPA, declaraciones de impuestos) o evidencia transaccional (contratos de compraventa previos, liquidaciones de inversiones).

¿Por qué ya no basta con una Declaración Jurada de Origen de Fondos?

Históricamente, muchos sectores como bienes raíces o venta de vehículos aceptaban un formulario firmado por el cliente donde este "juraba" que sus fondos eran lícitos. Hoy, bajo la lupa de la SUGEF y las exigencias de la banca matriz internacional, ese documento por sí solo carece de peso probatorio.

La normativa exige "Debida Diligencia". Esto significa que el Sujeto Obligado tiene el deber de cruzar la información declarada con la realidad económica del cliente. Si un cliente reporta ingresos mensuales de $5,000 pero intenta comprar un inmueble de $1,000,000 en efectivo, la debida diligencia exige documentar exhaustivamente de dónde proviene ese capital extraordinario.

Documentos clave para un expediente de ingresos sólido

Para que una transacción supere el escrutinio de los departamentos de cumplimiento bancario o de una auditoría de la SUGEF, el expediente debe contener pruebas congruentes. Los respaldos más aceptados incluyen:

• Clientes Asalariados: Constancias salariales recientes, órdenes patronales de la CCSS y estados de cuenta bancarios que reflejen los depósitos de nómina.
• Trabajadores Independientes o Empresas: Certificaciones de ingresos emitidas por un Contador Público Autorizado (CPA), acompañadas de las últimas declaraciones del Impuesto sobre la Renta presentadas ante el Ministerio de Hacienda.
• Venta de Activos: Si los fondos provienen de una venta anterior, se debe adjuntar la escritura de compraventa debidamente inscrita en el Registro Nacional y la trazabilidad del depósito.
• Financiamiento o Inversiones: Cartas de aprobación de crédito de entidades financieras reconocidas o comprobantes de liquidación de títulos valores.

Casos críticos: Inversionistas extranjeros y transferencias internacionales

El nivel de riesgo se eleva significativamente cuando los fondos provienen de jurisdicciones extranjeras. En estos casos, la debida diligencia debe ser intensificada. Se requerirán referencias bancarias internacionales, declaraciones de impuestos del país de origen y, en muchos casos, apostillado de documentos corporativos que demuestren quién es el Beneficiario Final de las estructuras jurídicas que envían el dinero.

Consecuencias de una mala justificación de fondos

Aceptar fondos sin la debida justificación no solo expone a la empresa a multas de la SUGEF. El efecto secundario es que el banco receptor del dinero puede congelar la transacción, emitir un Reporte de Operación Sospechosa (ROS) ante el Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD) e iniciar el proceso de cierre de cuentas del Sujeto Obligado por considerarlo un cliente de alto riesgo.

Estructure su prevención con APNFD Consultores

La recolección de documentos no debe convertirse en un obstáculo que arruine la experiencia de su cliente o congele sus ventas. En APNFD Consultores, diseñamos e implementamos Políticas de Conozca a su Cliente (KYC) que le permiten a su equipo de ventas perfilar correctamente al comprador desde el primer contacto. Capacitamos a su personal para identificar señales de alerta y estructurar expedientes blindados que cumplan al 100% con la Ley 7786.